Czas płynie nieustannie, nikt nie ma na niego wpływu, nie można go zatrzymać ani cofnąć. Mamy wrażenie, że przecieka przez palce albo gna jak szalony a my zostajemy w tyle z naszymi planami. Mija kolejny tydzień, miesiąc, rok a my wciąż tkwimy w tym samym miejscu. W tym artykule podpowiadamy, jak sprawić by stać się panem własnego czasu i odpowiednio nim dysponować by osiągać sukces i zadowolenie.
Co nas pochłania?
Zewnętrzne i wewnętrzne pochłaniacze czasu
Wyznaczanie celów
Metoda SMART
Jednym z kluczowych warunków by Twoja praca przynosiła Ci satysfakcję z rezultatów podjętych działań. Od jakości postawionego celu zależy ostateczny wynik, z którego jesteś rozliczany zarówno Ty, jak i Twój zespół. Poniżej zasady sprytnego wyznaczania celów, czyli model SMART – popularny i sprawdzony sposób badania jakości celów.
Ustalane cele powinny być SMART, czyli:
- Specific – konkretne, jasno określone,
- Measurable – mierzalne,
- Ambitious – ambitne, stanowiące wyzwanie,
- Realistic – realistyczne, osiągalne,
Time – bound – określone w czasie, posiadające ostateczny termin realizacji.
Kliknij aby dowiedzieć się więcej!
Mgliste, niedookreślone cele nie mogą być wytycznymi do racjonalnego działania i podstawą oceny pracy innych. Dobrze sformułowany cel powinien mieć jasno zdefiniowany rezultat. Jeśli w ramach jednego celu ma być więcej rezultatów, wszystkie powinny być opisane. Fakt, że człowiek dokładnie wie, dokąd zmierza, przybliża go do realizacji celu.
Musi istnieć jakaś miara oceny stopnia realizacji celu; najlepiej, gdy jest to kryterium określone liczbowo. Gdy nie da się tego zrobić, należy poszukać najbardziej jednoznacznych kryteriów jakościowych.
Niektóre cele trudniej zmierzyć niż inne. Ich realizacji nie można określić poprzez ilość sztuk, procenty, złotówki, itp. Jednak nie oznacza to, że w ogóle nie można ich zmierzyć. W takich sytuacjach można wykorzystywać wskaźniki innego rodzaju. Na przykład wskaźnikiem satysfakcji pracowników sprzedaży może być absencja i rotacja w tym dziale. Jakość obsługi klienta można mierzyć takimi wskaźnikami, jak liczba otrzymanych reklamacji czy procent utraconych klientów.
Należy unikać wskaźników, które nie mierzą celu, np.
- Potencjał pracowników.
- Poziom wiedzy i umiejętności sprzedażowych wszystkich członków zespołu.
- Jak składać Klientom dodatkowe propozycje, bez natarczywości.
- Jaka jest baza stałych klientów i jak są obsługiwani?
- Jakie są możliwości firmy by rozszerzyć zakres działania, np. w Internecie.
Wyznaczając cel należy pamiętać, że jego osiągnięcie ma coś zmienić. Dlatego za każdym razem, formułując cel i jego miarę warto zastanowić się, czy jest on na tyle ambitny, że wyzwoli w pracowniku wolę i determinację do jego osiągnięcia i czy będzie dla niego wyzwaniem.
A może poprzeczka powinna być opuszczona nieco niżej? Po zadaniu sobie pytania o wyzwania związane z danym celem trzeba spojrzeć na drugą stronę medalu. Czy pracownik będzie w stanie osiągnąć cel na danym poziomie z takimi zasobami, które ma lub potencjalnie może mieć? Podczas realizacji celów mogą też pojawić się bariery opóźniające osiągnięcie celu na ustalonym poziomie. Wziąwszy to pod uwagę, trzeba spojrzeć realnie na kwestię czasu, w jakim dane cele mogą być osiągnięte.
Przy formułowaniu celu nie może zabraknąć ostatecznego terminu jego osiągnięcia. Bez tego elementu trudno będzie określić, czy pracownik już go osiągnął czy nie. Jest to także warunek skutecznego monitorowania: wiedząc, ile czasu zostało do realizacji celu, możemy ocenić, czy można go osiągnąć i jeśli trzeba – podjąć działania korygujące.
Wyznaczanie celów w życiu prywatnym lub zawodowym jest powszechne. Gorzej jest z ich osiąganiem. Wśród wielu czynników decydujących o osiągnięciu celu główną rolę odgrywa jego sformułowanie. Jeżeli źle określisz swój cel, to znalezienie skutecznej metody na jego osiągniecie, czy też stwierdzenie, ze został osiągnięty są niemożliwe.
Wyniki badań (Damond Burton, 1983, Pearson, Tweddle, 1984) wykazały, że ludzie, którzy efektywnie używają technik stawiania celów:
- mniej cierpią z powodu stresu i niepokojów
- lepiej się koncentrują
- przejawiają więcej zaufania do siebie
- efektywniej działają
- potrafią kontrolować postępy podczas wykonywania
Efektywne planowanie
Dwight D. Eisenhower powiedział, że „Plany są niczym; planowanie jest wszystkim.”. Bardzo trafnie oddaje to istotę wagi dobrze sporządzonych planów. Gdy mamy ustalone cele, możemy zaplanować jak je osiągnąć. Istnieją narzędzia, które są bardzo pomocne w organizowaniu zadań, tak by znalazły się one w zasięgu ręki, w jak najkrótszym czasie.
Matryca Eisenhowera
Pierwsza metoda to matryca zarządzania czyli zasada Eisenhowera.
Polega ona na podziale swoich zadań do wykonania na cztery obszary:
PILNE
MNIEJ PILNE
WAŻNE
- Sytuacje kryzysowe
- Sprawy naglące
- Zadania do wykonania na teraz
Zrób teraz lub deleguj kompetentnej osobie.
- Przygotowania
- Budowa relacji
- Szukanie możliwości
Ustal datę, kiedy zajmiesz się tym zadaniem – tego dnia staje się ono pilne
MNIEJ WAŻNE
- Niektóre telefony
- Niektóre listy, raporty
- Wiele zwykłych zadań
Najlepiej deleguj, jeśli nie możesz delegować, wykonaj po zadaniach ważnych.
- Codzienne, zwykłe zajęcia
- Niezobowiązująca korespondencja
- Rozmowy towarzyskie w kuchni
Zapomnij, zakop, nie wykonuj, rób po pracy jeśli chcesz.